賃貸仲介、管理ビジネスの営業支援企業【株式会社アクトコール】

プライバシーポリシー

個人情報保護方針

株式会社アクトコール(以下「当社」という。)は、住居提供者への事業貢献を通じて、住居利用者への安全・安心・快適・便利を提供しております。 そうした中で、当社は、お客様および当社に関わる方(以下「お客様等」という。) すべての個人情報について、適切に保護することが社会的責務として重要と考え、以下の方針に基づき、個人情報の保護、管理、運用、利用を徹底いたします。

1. 個人情報の取得・利用・提供

当社は、当社が運営する事業に関するサービスを提供するために必要な範囲でお客様等の個人情報(氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス等の情報)を取得いたします。 取得したお客様等の個人情報は、それぞれのサービス等において相互に利用することがあります。 また、当社は、お客様等の個人情報を取得しようとする場合または取得した場合には、その利用目的をお客様等に明示しまたは公表(もしくは通知)いたします。 特定された利用目的の範囲を超えた個人情報の取り扱いは行わないとともに、特定された利用目的の範囲を超えた利用を行わないための措置を講じます。

2. 法令・規範の遵守

個人情報の取り扱いにおいて、当該個人情報の保護に適用される国が定める指針、法令およびその他の規範を遵守します。 また、遵守規定(個人情報保護マネジメントシステム)を、これらの法令およびその他の規範に適合させ、お客様等からご提供いただいた個人情報の漏洩および流出を防止するため、適切な措置を講じます。

3. 個人情報の漏洩、滅失、棄損の防止および是正に向けた安全対策の実施

当社は、個人情報へのアクセスの管理、個人情報の持ち出し手段の制限、外部からの不正なアクセスの防止のための措置やその他個人情報の漏えい、滅失または棄損の防止、 その他の個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じ、個人情報保護体制を継続的に向上させ、そのリスクを防止するとともに是正に努めます。

4. 個人情報保護の遵守規程(個人情報保護マネジメントシステム)の策定および継続的改善

当社は当社に関わる全ての個人情報を適切に保護するために遵守規程(個人情報保護マネジメントシステム)を策定します。 さらにお客様等のニーズや最新のIT技術の動向を踏まえ、継続的に見直し・改善して参ります。 また、当社で働く者全ては、知り得る個人情報を保護することは重要な責務であることを認識し、策定された遵守規程を着実に実施して参ります。

5. お問い合わせ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問い合わせや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

制 定 日:2009年5月1日
最終改定日:2015年10月14日
株式会社アクトコール
代表取締役 平井 俊広

個人情報に関わるお客様等が提供された個人情報の確認、訂正、苦情については、下記の当社窓口までお願いいたします。
【個人情報に関するお客様相談室】TEL : 03-6823-1218  受付時間: 平日9:30~18:30

「個人情報の保護に関する法律」に基づく公表事項

株式会社アクトコール
個人情報保護管理責任者
専務取締役 菊井 聡

「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」という)に基づき、以下の事項を公表致します。

1. 個人情報取扱事業者の名称

株式会社アクトコール

2. 個人情報の利用目的の公表に関する事項

(ア) 書面以外で直接個人情報を取得する場合及び間接的に個人情報を取得する場合における利用目的(法第18条1項)並びに当社が保有するお客様の個人情報の利用目的(法第24条1項)は次のとおりです。

  「個人情報」の類型 利用目的
[1] 弊社が直接書面により取得する個人情報で、氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種 当社の住生活関連総合アウトソーシング事業におけるサービスの提供などをするために、利用いたします。なお、画像については、防犯の為に利用いたします。
[2] 弊社が直接書面以外により取得する個人情報で、氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、音声、画像、サービス依頼内容に関する事項

なお、お客様から直接書面にて記載された個人情報をお預かりする場合は、その都度利用目的を明示させていただきます。
ただし、以下の(イ)の場合は除きます(法第23条4項)。

※採用希望者における利用目的は以下の通りです。
・採用希望者への情報提供および連絡、その他選考活動に関する利用

※従業員に関する個人情報における利用目的は以下の通りです。
・雇用および人事管理のための利用

※退職者における利用目的は以下の通りです。
・退職者への会社からの業務、懇親等の必要に応じた連絡、在職中の社内経歴及び勤務・就業、安全管理状況等の把握 、その他退職者管理のための利用

※株主に関する個人情報における利用目的は以下の通りです。なお、株主情報に対する開示等の取扱いは会社法の規定に準ずるものとします。
・各種関連法令に基づく権利行使・義務の履行のため
・各種関連法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等の株主管理のため


(イ) 委託された「個人情報」の「利用目的」(法第18条1項、法第23条4項1号)

当社が委託された「個人情報」の「利用目的」は次の通りです。

  「個人情報」の類型 利用目的
[1] 弊社が他社より住生活関連総合アウトソーシング事業に関し、 委託された場合に取得する情報で氏名、会社名または屋号、生年月日、住所、電話番号、購入履歴、契約内容、企業業績などに関する事項 第三者が提供するサービスに関連する受託業務を行うために利用します。

3.「保有個人データ」に関して「本人の知り得る状態」に置くべき事項(法第24条1項)

  「個人情報」の類型 利用目的
[1] 弊社が直接書面により取得する個人情報で、氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種 当社の住生活関連総合アウトソーシング事業におけるサービスの提供などをするために、利用いたします。なお、画像については、防犯の為に利用いたします。
[2] 弊社が直接書面以外により取得する個人情報で、氏名、会社名または屋号、住所、役職、電話番号、FAX番号、HPアドレス、業種、音声、画像、サービス依頼内容に関する事項

※採用希望者における利用目的は以下の通りです。
・採用希望者への情報提供および連絡、その他選考活動に関する利用

※従業員に関する個人情報における利用目的は以下の通りです。
・雇用および人事管理のための利用

※退職者における利用目的は以下の通りです。
・退職者への会社からの業務、懇親等の必要に応じた連絡、在職中の社内経歴及び勤務・就業、安全管理状況等の把握 、その他退職者管理のための利用

※株主に関する個人情報における利用目的は以下の通りです。なお、株主情報に対する開示等の取扱いは会社法の規定に準ずるものとします。
・各種関連法令に基づく権利行使・義務の履行のため
・各種関連法令に基づく所定の基準による株主のデータを作成する等の株主管理のため

4. 個人情報の「第三者提供」について(法第23条2項・3項)

当社はお客様より取得させていただいた個人情報を適切に管理し、あらかじめお客様の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
・当該の住生活関連総合アウトソーシング事業を他社に委託する際、サービス遂行に必要な情報がある場合

5. 本人にアクセスする場合の措置について

当社は、本人へのアクセスは原則として情報取得時に同意が得られている範囲とします。ただし範囲を超えて本人にアクセスする場合は、取得方法を通知し、本人の同意を得てからアクセスさせていただきます。
なお、事前に本人の同意が得られない場合は、初回アクセス時に取得方法を通知し、同意を得られた場合はその後継続してアクセスさせていただきます。

6. 個人情報の開示等のご請求について

[1]開示などのご請求のお申出先
個人情報の開示などのご請求のお申し出については、下記受付窓口に、ご連絡いただくようお願いいたします。

[2]開示などのご請求の際にご提出いただく書面など開示等のご請求にあたっては、「個人情報開示、訂正、利用停止等申請書」をご提出いただきます。 「個人情報開示、訂正、利用停止等申請書」については、受付窓口にご連絡をいただいた際にお送りさせていただきます。

[3]ご本人様、代理人様の確認のための書類
開示などのご請求の際に、ご請求された方がご本人様であることを確認するための書類をご提出いただきます。

【本人確認書類】次のいずれか1点

  1. 運転免許証の写し
  2. 旅券(パスポート)の写し
  3. 各種健康保険証の写し
  4. 各種年金手帳の写し
  5. 写真付住民基本台帳カードの写し
  6. 外国人登録証明書の写し
  7. 身体障害者手帳の写し
  8. 印鑑登録証明書(作成日より3ヶ月以内もの。余白に当該印鑑により捺印)

[4]個人情報の開示のご請求にかかる手数料
個人情報の開示通知につきまして、1回のご請求ごとに、手数料として1,000円(消費税込み)を徴収させていただきます。 「個人情報開示申請書」ならびに「本人確認書類」を郵送する際に、1,000円分の郵便切手を同封してください。

7. 「苦情・相談」の受付窓口に関する事項(法第24条1項4号、施行令第5条、法第31条)

個人情報の取り扱いに関する苦情・相談の申出先については、下記までお申し出下さい。

お電話による場合 株式会社アクトコール 個人情報に関するお客様相談室
03-6823-1218
お手紙による場合 〒160-0004 東京都新宿区四谷2-12-5 第6富澤ビル6階
株式会社アクトコール 個人情報に関するお客様相談室
電子メールによる場合 株式会社アクトコール 個人情報に関するお客様相談室
pms@actcall.jp
ご来社について 直接ご来社頂いてのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承頂きますよう、お願い申しあげます。

当社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。 当社が保有する個人情報に関する苦情・相談は、同協会へもご連絡いただくことができます。


[1]認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)

[2]苦情解決の連絡先
プライバシーマーク推進センター
〒106-0023 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル
03-5860-7563

従業員等個人情報の取扱いについて

株式会社アクトコール
個人情報保護管理責任者
専務取締役 菊井 聡

株式会社アクトコール及びアクトコールグループ各社(原則、株式会社アクトコールの連結子会社及び関連会社で、株式会社アクトコールのホームページに掲げる会社をいうが、その他株式会社アクトコールが特に認める会社も含む。以下「アクトコールグループ」)が取り扱う個人情報のうち、役員及び従業員(正規従業員、嘱託社員、契約社員、アルバイト)、当社の役員もしくは従業員になろうとする者又はなろうとした者(以下「採用応募者等」)及び退職者の個人情報(以下「社員等個人情報」)を、下記のとおり取り扱います。

1. 役員及び従業員の個人情報の利用目的

項目 具体的内容 利用目的
社内開示情報 氏名、顔写真、社員番号、所属部署、役職、雇用形態、入社日、社員用メールアドレス、業務用携帯端末に関する情報等 業務連絡のため
基本情報 氏名、住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等 人事管理、社員名簿作成、給与支払い、社会保険手続き等、その他法令上必要な諸手続き、その他雇用管理のため
賃金関係情報 年収、月収、賞与等、給与決定の方法等 給与等の決定及び支払い、源泉徴収手続き、社会保険手続き、その他雇用管理のため
人事情報 人事考課、学歴、資格・免許、職位、職歴、懲戒・表彰等 人材の把握、査定、配属先・出向・転籍等の検討、その他雇用管理のため
家族、親族情報 家族構成、扶養の有無 等 給与等の決定、源泉徴収手続き、社会保険関係手続き、育児・介護休業等手続き、福利厚生、その他雇用管理のため
身体、健康情報 健康状態、病歴、心身の障害、健康診断結果等 健康管理、就業環境の確保、休職の取扱、配属先の検討、労働時間管理、その他雇用管理のため

2. 採用応募者等の個人情報の利用目的

項目 具体的内容 利用目的
基本情報 氏名、住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等 採用可否の決定、採用条件の検討、問い合わせ対応、事務連絡等のため
賃金関係情報 年収、月収、賞与等、給与決定の方法等
人事情報 人事考課、学歴、資格・免許、職位、職歴、懲戒・表彰等
家族、親族情報 扶養の有無等

3. 退職者の個人情報の利用目的

項目 具体的内容 利用目的
基本情報 氏名、住所、年齢、生年月日、性別、電話番号、顔写真等 各種人事データ作成、退職後の連絡等のため
賃金関係情報 年収、月収、賞与等、給与決定の方法等
人事情報 人事考課、学歴、資格・免許、職位、職歴、懲戒・表彰等
家族、親族情報 家族構成、扶養の有無 等
身体、健康情報 家族構成、扶養の有無 等

なお、上記以外の目的で当該社員等個人情報を利用する場合は、その都度、その利用目的を明確にし、当該本人より事前の同意をいただきます。

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